Hauptpflicht des Betreibers ist es, das Tagesgeschäft des Hotels unter Berücksichtigung des festgelegten Budgets zu betreiben, zu leiten und zu überwachen. Hierbei hat der Betreiber das ihm aufgrund seiner Hotelkompetenz zur Verfügung stehende Know-how einzusetzen und das Hotel im Interesse des Eigentümers zu führen. Insofern ist der Betreiber berechtigt, das für den Betrieb des Hotels erforderliche Kleininventar (Small Operating Equipment) sowie Vorräte und Materialien zu erwerben.
Zudem kann der Betreiber namens und für Rechnung des Eigentümers das Hotel betreffende Service- und Versorgerverträge verhandeln und abschließen. Gleiches gilt für den Abschluss von Pacht- und Mietverträgen mit Einzelhandelsbetreibern, wobei jedoch in Bezug auf solche Verträge üblicherweise ein Zustimmungsvorbehalt des Eigentümers vorgesehen ist, sofern die vorgesehene Laufzeit oder Miethöhe eine festgelegte Schwelle übersteigt.
Die Führung der Geschäfte des Hotels erfolgt auf Grundlage eines vom Manager turnusmäßig zu erstellenden Geschäftsplans, basierend auf dem von ihm angefertigten Jahresbudget. Dieses Jahresbudget umfasst üblicherweise ein detailliertes Betriebsbudget (einschließlich durchschnittlicher Zimmerpreise, Belegungsraten und Personalkosten) sowie eine Prognose im Hinblick auf den Gesamtumsatz, die Betriebskosten und das Betriebsergebnis für das kommende Geschäftsjahr. Außerdem sollte das Budget einen Vorschlag bezüglich der erforderlichen Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen einschließlich der Nutzung des etwaig vorhandenen FF&EReservefonds vorsehen.
Darüber hinaus können in dem Budget Angaben zur Vermarktungsstrategie für das Hotel sowie die dafür eingeplanten Kosten enthalten sein. Dem Eigentümer steht ein Kontroll- und Genehmigungsrecht hinsichtlich der Budgetierung zu. Neben der Budgetierung obliegt dem Manager auch die weitere Finanzverwaltung des Hotels, einschließlich der Unterhaltung einer ordnungsgemäßen Buchführung, der Führung der Betriebskonten sowie die Festsetzung der Preise und Tarife für das Hotel.
Ferner obliegen dem Manager weitgehende Informations- und Berichtspflichten (einschließlich Rechnungslegung) bezüglich des Verlaufs und der Entwicklung des Hotelbetriebs. Soweit es sich bei dem Betreiber um eine Hotelkette handelt, erbringt dieser meist zusätzlich sog. „Systemleistungen“. Dies sind Marketing- und Serviceleistungen, wie z.B. die Einbindung des Hotels in die Vermarktungs- und Buchungsprogramme der Hotelgruppe. Zudem können zu diesen Systemleistungen Schulungsmaßnahmen für das Hotelpersonal gehören.
Quelle: Handbuch Hospitality Management, Marco A. Gardini (Hrsg.)